Consigli utili per creare il tuo spazio di lavoro essenzialista

In questo articolo ti propongo alcuni consigli utili per creare o rendere il tuo spazio di lavoro più essenzialista possibile. Probabilmente non tutti andranno bene per te, quindi seleziona i consigli che più si adattano al tuo lavoro.

Solo una inbox (contenitore per il materiale in entrata). Se la carta continua a far parte della tua vita, tieni sul tavolo un vassoio per il materiale in ingresso e fai in modo che TUTTE le comunicazioni cartacee, inclusi gli appunti dei messaggi telefonici e i post-it finiscano in questo vassoio. Potresti essere costretto a spiegarlo ai tuoi colleghi più volte, se sono abituati a lasciarti documenti o promemoria sul tavolo. Non lasciare mai carte sparse sul tavolo, a meno che tu ci stia lavorando in quel momento. Potresti anche avere una cartelletta “documenti in lavorazione” per le carte su cui stai lavorando ma non in quel preciso momento; tienila, però, sempre in un cassetto.
Svuota la inbox ogni giorno. Non ci dovrebbe tornare niente dopo che l’avrai svuotata. Non è una cartelletta per l’archiviazione, ma una inbox. Per svuotarla, procedi dall’alto verso il basso, un elemento per volta. Decidi rapidamente per ogni elemento: archivialo subito, buttalo, inoltralo a qualcun altro o mettilo nella to-do list o nella cartelletta “documenti in lavorazione” per occupartene in seguito.
Libera la scrivania. A parte il computer, il vassoio inbox, il telefono e magari la foto di una persona cara, non ci dovrebbe essere nient’altro. Niente carte (di nuovo, a meno che tu ci stia lavorando), niente appunti, pinzatrice, penne o altre cianfrusaglie. Togli il più possibile. Se vuoi includere un paio di altri oggetti essenziali, fallo pure, ma assicurati che debbano assolutamente trovarsi lì. Mantieni la scrivania più libera possibile, perché una scrivania sgombra è uno spazio di lavoro rilassante. Per il decluttering usa il metodo descritto nell’articolo “Una breve strategia per liberarti del clutter“.
Elimina i soprammobili. Dovrebbe essere implicito dopo quanto detto nel paragrafo precedente, però molti non pensano neppure all’infinito numero di oggettini che popolano la scrivania. Di solito sono inutili. Buttali!
Libera le pareti. Molti hanno le pareti decisamente ingombre. Questo crea clutter visivo. Togli tutto dalle pareti. Se si tratta di una guida di riferimento, scansionala e archiviala nel computer collegandola con una scorciatoia da tastiera per richiamarla rapidamente quando ti serve.
Rivaluta i tuoi bisogni di carta. Anche se pensi che il tuo modo attuale di fare le cose sia necessario, è possibile, invece, che tu possa abbandonare il cartaceo e passare al digitale. Pensaci seriamente e, se possibile, elimina al massimo la carta. Ti consentirà di avere uno spazio di lavoro più essenzialista.
Elimina gli strumenti inutili. Pensa ad ogni strumento che si trova sulla scrivania, nella tua area di lavoro e in generale nel tuo ufficio. Ti servono la pinzatrice e la bucatrice? Hai bisogno di tutte quelle penne? Sei proprio sicuro che ti serva il fax? O lo scanner? Forse non hai la possibilità di decidere rispetto a questi oggetti, ma se ce l’hai, elimina quelli che non ti servono, magari uno per volta.
Semplifica il sistema di archiviazione. Come menzionato sopra, non è necessario tenere copie cartacee di ciò che puoi avere nel computer o cui puoi accedere online. Fai una copia di riserva online se hai paura di perderli. Avere il tuo materiale in formato digitale ti consente di cercarlo facilmente, senza bisogno di un complicato sistema di archiviazione. Se devi necessariamente conservare documenti cartacei, tienili in ordine alfabetico e archiviali immediatamente, in modo da non avere un’enorme pila di carte “da archiviare”. Elimina periodicamente i documenti inutili.
Passa in rassegna il contenuto di ciascun cassetto. Un cassetto per volta, svuotalo completamente ed elimina tutto ciò che non ti serve. È molto più piacevole usare i cassetti se, quando li apri, li trovi in ordine. Cerca di avere una collocazione prestabilita per ogni oggetto e assicurati di rimetterlo al suo posto immediatamente, dopo ogni uso.
Libera il pavimento. Sul pavimento non dovrebbe esserci altro che la scrivania e la sedia, niente pile di cartellette, niente scatoloni. Mantienilo sgombro!

Bibliografia:
Bibliografia:
– Ora, non poi! di Leo Babauta
– Piccola guida per una vita minimalista di Leo Babauta
– Zen to Done di Leo Babauta

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